El reto de la oficina sin papel

Oficina sin papel

La oficina sin papel ya no  es una utopía, cada día organizaciones de todo tipo están evolucionando hacia ese nivel, ya que se reconoce la reducción de costos, eficiencia en el trabajo del recurso humano y beneficios para el planeta. Además, cada vez hay más leyes que amparan esta tendencia como por ejemplo la Ley de Comercio electrónico, firmas electrónicas y mensajes de datos¹.

Considerando el concepto de digitalización de la información y gestión documental (2010)² podemos decir que “la aplicación de la ’oficina sin papel’ puede ser tan simple como la reducción o intento de eliminación del papel, o si se enfoca con objetivos claros de compromiso ambiental puede tratarse de algo más complejo”.

Si bien es cierto que existen documentos que pueden ser importantes mantenerlos en papel, bien sea por temas legales, históricos o financieros, si debemos apostar a la reducción de la cantidad de papeles innecesarios.

Realidades de la oficina sin papel

Hay dos tipos de documentos que hacen que las organizaciones sean más reticentes a estos cambios que poco a poco van necesitando asumir, estos son los documentos legales o jurídicos y los documentos financieros.

Los documentos legales o jurídicos son las que tienen directa injerencia ante otros organismos controladores, por ejemplo, el Servicio de Rentas Internas (SRI) y el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS).

Los documentos financieros son los que reflejan todas las transacciones de la empresa a nivel económico y comercial, y que pueden necesitarse para presentar a organismos de control.

Ambos grupos encierran parte del ser y de las operaciones de la empresa cuya pérdida puede traer consecuencias graves, pero con un control adecuado se puede lograr una adopción total de una oficina sin papel, sin sacrificar los requerimientos legales de su organización.

La oficina sin papel tiene varias ventajas e inconvenientes que siempre deben ser evaluadas antes de su implementación y la premisa es que debe favorecer en el avance del cumplimiento de los políticas y objetivos del negocio, una gestión documental sea física o digital mal implementada puede traer consecuencias devastadoras para el sostenimiento del negocio.

Entre las ventajas, podemos mencionar:

• Reducción del uso de papel, tanto en su procura como almacenamiento y posterior desecho, así como los costos financieros, incluyendo impuestos verdes que se deban asumir de estos excesos en consumo energético.
• Reducción de costos de consumibles como los toner, tintas, fotocopias, fax, etc.
• Reducción de gastos generados por el mantenimiento de documentos en papel.
• Ampliación de los espacios de la organización, ya que no es necesario tener archivos rodantes, muebles de archivo o depósitos destinados a resguardar el papel.
• Reducción de productos de desecho principalmente los consumibles.
• Uso más efectivo del tiempo del empleado.

Desventajas de la oficina sin papel:

• A corto y mediano plazo representa una inversión mayor para la empresa en lo que respecta a la adopción de la infraestructura necesaria para soportar los sistemas automatizados de gestión documental.
• Sería errado que el control de la documentación quede descentralizado, si bien existirá una solución que se autogestione es fundamental que exista un foco responsable de la aplicación y control de la gestión documental.
• Si bien no produce desechos en los consumibles antes mencionados, requiere otro tipo de conservación (hardware) que hay que planificar a mediano y largo plazo.

Costo del empleado con gestión documental

En la siguiente tabla la empresa ZeroComa³ se puede apreciar el tiempo de un empleado con y sin Sistema Integrado de Gestión Documental.                                                                                

Es importante señalar que en este tiempo se está suponiendo que siempre se encuentra un documento y que no hay problemas en encontrarlo, sabemos que la realidad es otra. Gartner Group estima en 120 € el coste de buscar un documento mal clasificado y añade que el 25 % de los documentos archivados nunca se encuentran porque están mal archivados. Las preguntas serían: ¿Cuánto cuesta no encontrar nunca un documento? ¿Cuánto tiempo se invierte en buscarlo hasta que se decide que no está?

Una de las características principales que se puede apreciar en la tabla 1 es la reducción del tiempo del empleado en el ciclo de vida del documento, se reduce de 16min. a 4,5 min. lo que permite que el empleado sea más productivo en otras actividades que seguramente tendrán un mayor y positivo impacto para el negocio.

En un estudio de Gartner Group⁴ se estimó que en promedio:

• Las organizaciones gastan un promedio de $ 20 en mano de obra para presentar un documento.
• En promedio las organizaciones gastan $120 en mano de obra para encontrar un documento mal archivado.
• Las organizaciones gastan en promedio de $ 220 en mano de obra para producir un documento perdido.
• Estiman que un 7,5% de los documentos se pierden, el 3% es por estar mal archivado.
• Los empleados asignados al área pasan 15.5% de su tiempo en lectura de información que contienen los documentos, pero hasta un 50% en buscando dentro de ellos.
• El documento promedio es copiado 19 veces.
• El 30% de los documentos en papel están fuera de fecha antes de su distribución.
• La gestión de reclamos es de 40 a 60% del tiempo de oficinistas y entre 20 a 40% de los costes laborales.
• 70% del trabajo de los empleados se gasta en el procesamiento de documentos.

Estos porcentajes hacen pensar a las empresas entre los beneficios de cambiar su metodología de trabajo en la gestión documental.

Muchos estudios demuestran que el costo real de una oficina con papel esta en la pérdida de documentos, la sobre carga de trabajo tanto de los empleados que trabajan en estos departamentos como en todos los que participan en el ciclo de vida del documento y, principalmente, que un documento extraviado puede generar millones en perdida a una organización o uno cuya información ya no sirve para tomar decisiones criticas para el negocio.

Aunque se esta en el camino de la oficina sin papel hay que crear una buena planificación estratégica donde converjan todos los actores indispensables para garantizar un óptimo resultado.

Esta planificación debe estar dividida en cinco fases:
Fase I – Levantamiento de información:

• Identificar procesos y servicios.
• Establecer objetivos.
• Identificar al recurso humano.
• Crear las líneas de comunicación.

Fase II – Análisis y diagnóstico:

• Analizar la situación actual.
• Diagnosticar.
• Identificar necesidades.

Fase III – Planificación:

• Definir objetivos.
• Identificar procesos claves.
• Diseñar y desarrollar políticas documentales.

Fase IV – Implementar:

• Implementar y poner en marcha.
• Seguir y controlar.

Fase V – Evaluar y mejorar.

Por último, es importante señalar que para cualquier proceso de implementación, cambio u optimización de la gestión documental se debe conformar un equipo interdisciplinario donde los perfiles que no pueden faltar son un especialista en el área de gestión documental, uno en el área de procesos y otro en informática.

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¹ http://www.fundapi.org/files/leyes/ReglamentoLeyCE.pdf

² http://gestiondocumental.cea.es/?q=node/21

³ http://www.zerocoma.com

⁴ The Gartner Group, Implementing an Integrated Document Management Strategy, 20 February 2001